CCSP

Lignes directrices à l’intention des observateurs assistant en personne – Groupe de discussion sur la comptabilité dans le secteur public

Nous tâchons d’accueillir tous les observateurs du public intéressés à assister aux réunions du Groupe de discussion sur la comptabilité dans le secteur public, mais le nombre de places est limité. En conséquence, nous ne pouvons garantir que tous ceux qui souhaitent participer comme observateurs seront admis dans la salle. Pour assister à une réunion en personne, il faut remplir à l’avance le formulaire d’inscription des observateurs assistant en personne. Les observateurs qui ne peuvent assister à une réunion à laquelle ils sont inscrits doivent en aviser la personne-ressource afin que leur place puisse être donnée à quelqu’un d’autre.
Les personnes qui souhaitent participer à la réunion mais qui sont dans l’impossibilité de se rendre sur place peuvent assister à la diffusion en direct.
À leur arrivée, les observateurs doivent s’identifier; un porte-nom leur sera remis. Les observateurs potentiels qui n’ont pas retenu une place à l’avance ne peuvent assister à la réunion que s’il reste des places.
Les membres d’une délégation de plus de deux personnes provenant d’une même organisation peuvent assister à la réunion s’il reste suffisamment de places et si le président donne son accord.
L’ordre du jour des réunions du Groupe de discussion sur la comptabilité dans le secteur public prévoit que certains points seront discutés à huis clos (ces points ont généralement trait à l’administration) et que d’autres seront discutés devant public. Le président peut décider en cours de réunion d’exclure les observateurs du public momentanément ou pour le reste de la réunion, lorsqu’il détermine que les discussions tenues pendant la réunion ou une partie de la réunion ouverte au public risquent d’aboutir à la communication d’informations qui seraient normalement traitées à huis clos.
L’ordre du jour des réunions, qui indique l’horaire prévu ainsi que la mesure dans laquelle, le cas échéant, elles seront fermées aux observateurs du public, est posté à l’avance sur le site www.nifccanada.ca. Le président peut, à sa discrétion, choisir de fermer au public une réunion qui avait été annoncée comme étant ouverte en tout ou en partie, ou d’ouvrir au public une réunion qui avait été annoncée comme étant fermée. Les changements importants apportés à l’organisation de la réunion sont annoncés publiquement lorsque les circonstances le permettent. Le président peut ajourner une réunion en tout ou en partie et la reprendre la journée même, un autre jour ou dans un autre lieu, en l’annonçant lors de la réunion. Le CCSP et le Groupe de discussion sur la comptabilité dans le secteur public ne sont pas responsables des pertes ou des inconvénients attribuables à des changements d’horaire ou aux contraintes liées à la capacité d’accueillir les observateurs du public.
Les documents du Groupe de travail sur la comptabilité dans le secteur public et le matériel à l’appui des points de discussion ne sont pas remis aux observateurs. Il se peut que des sommaires soient envoyés par courriel aux observateurs inscrits, ou postés sur le site www.nifccanada.ca avant la réunion.
Les observateurs ne sont pas autorisés à participer aux discussions lors des réunions. Ils ne sont pas autorisés non plus à faire un enregistrement audio ou vidéo dans la salle de réunion. De plus, on demande aux observateurs de ne pas utiliser de téléphone cellulaire dans la salle de réunion.
Les observateurs sont priés de demeurer dans la section réservée au public de la salle de réunion et de ne pas entrer dans la section réservée aux membres du Groupe.
Le Groupe de travail sur la comptabilité dans le secteur public n’est pas en mesure d’inviter les visiteurs à se joindre à lui pour le repas du midi ou du soir. Par ailleurs, on demande aux observateurs de ne pas apporter de nourriture dans la salle de réunion.
Le président peut expulser ou exclure toute personne qui assiste à une réunion lorsqu’il le juge nécessaire pour préserver le protocole, pour des motifs de santé ou de sécurité, ou pour mettre fin à un comportement inacceptable.
Le Groupe de travail sur la comptabilité dans le secteur public n’est pas en mesure d’effectuer des réservations d’hôtel pour les observateurs.
Le Groupe de travail sur la comptabilité dans le secteur public n’est pas en mesure de mettre des téléphones, des télécopieurs, des ordinateurs ou des photocopieurs à la disposition des observateurs.