Énoncé des modalités de fonctionnement

Note au sujet de la période de transition : Le Comité d’établissement (ou son successeur) est chargé de surveiller les activités du CCNID jusqu’à ce qu’une structure de surveillance permanente soit établie. Aux fins du mandat, de l’énoncé des modalités de fonctionnement et de la procédure officielle de normalisation, le terme « Comité d’établissement » (ou celui désignant son successeur) et le terme « conseil de surveillance » sont censés être utilisés comme synonymes pendant la période de transition.

Introduction

1. Le présent énoncé des modalités de fonctionnement a été élaboré et adopté par le Conseil canadien des normes d’information sur la durabilité (CCNID) conformément à son mandat. Le CCNID applique les modalités de fonctionnement énoncées ci-après dans l’exercice de ses responsabilités, sous réserve des commentaires que pourrait formuler le conseil de surveillance.

Plan stratégique et plan d’activités

2. Le CCNID travaillera à l’élaboration de son plan stratégique à long terme tout en réalisant d’autres projets d’importance pendant sa phase initiale de mise sur pied. Ce plan est élaboré selon la procédure officielle et en consultation avec le conseil de surveillance, de même qu’en fonction des besoins des différents types de parties intéressées et concernées.
3. Le plan stratégique du CCNID sert d’assise au plan d’activités annuel qui doit être soumis au conseil de surveillance, ainsi qu’au rapport de performance annuel sur lequel le conseil de surveillance fonde son appréciation de la performance du CCNID. Le plan d’activités annuel précise la façon dont la stratégie du CCNID relative à chaque catégorie d’entités comptables sera mise en œuvre pour l’exercice en question. Ces plans contiennent une base permettant d’évaluer si les activités du CCNID ont mené aux résultats souhaités.
4. Le CCNID fait rapport annuellement au conseil de surveillance quant à la réalisation de sa mission, à l’atteinte de ses objectifs, ainsi qu’à la mise en œuvre de son plan stratégique et de son plan d’activités.
5. Le CCNID identifie les risques et les occasions liés à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan stratégique et du plan d’activités.

Réunions

6. Le CCNID se réunit normalement au moins six fois par année et il tient des réunions supplémentaires au besoin pour atteindre ses objectifs. Il publie à l’avance le calendrier des réunions prévues pour chaque exercice.
7. Le CCNID peut tenir ses réunions en personne, par vidéoconférence, selon une formule hybride ou par d’autres moyens semblables. Ces réunions se déroulent à l’intérieur des heures normales d’activité dans les différents fuseaux horaires au Canada.
8. Le quorum des réunions du CCNID correspond aux deux tiers de tous ses membres.
9. Le CCNID tient normalement ses réunions à huis clos, mais peut, à sa discrétion, inviter des non-membres à y assister et à participer aux discussions, ou encore rendre l’intégralité ou une partie de ses discussions publiques.

Vote

10. Chaque membre du CCNID, y compris la présidence, dispose d’une voix. Pour les décisions ne requérant que la majorité simple de tous les membres, la présidence dispose d’une voix supplémentaire en cas d’égalité des voix.
11. Les membres du CCNID siègent à titre personnel. Par conséquent, ils ne sont pas autorisés à se faire remplacer. De plus, ils votent selon leurs propres convictions, leur expérience et leur jugement, en se fondant sur l’information dont ils disposent et les discussions auxquelles ils ont pris part, et non selon les points de vue du cabinet, de l’organisation ou du groupe intéressé auxquels ils sont associés.
12. Les votes individuels sont tenus confidentiels.
13. Les décisions suivantes requièrent le vote favorable des deux tiers de tous les membres du CCNID :
    1. approbation d’une proposition de projet ou de l’abandon d’un projet;
    2. approbation de la publication d’un document de travail, d’un énoncé de principes ou de tout autre document similaire lié à la procédure officielle;
    3. renonciation à publier un exposé-sondage sur un projet de norme nouvelle ou modifiée, dans des circonstances inhabituelles, pour une ou plusieurs raisons expresses;
    4. renonciation à publier un deuxième exposé-sondage sur un projet de norme nouvelle ou modifiée ayant subi des changements importants par suite des commentaires suscités par l’exposé-sondage, pour une ou plusieurs raisons expresses;
    5. publication d’un exposé-sondage ou approbation d’une norme, y compris la révision d’une norme existante et la modification corrélative d’une autre norme;
    6. publication d’un document « Historique et fondement des conclusions ».
14. Toutes les autres décisions, notamment les suivantes, sont approuvées à la majorité simple des membres du CCNID :
    1. prise de position sur une question en particulier soulevée dans un document de travail, un énoncé de principes, un exposé-sondage ou une norme;
    2. détermination du fait qu’un projet de norme a subi ou non des changements importants par suite des commentaires suscités par l’exposé-sondage correspondant.
15. Les membres qui sont présents lors des discussions sur une question, mais qui sont absents lors de la tenue d’un vote en réunion peuvent voter ultérieurement.
16. Tous les votes tenus lors des réunions du CCNID sont consignés dans les procès-verbaux. Ces documents servent à attester les décisions du CCNID.
17. Une procédure de vote officielle peut être tenue pour ratifier le libellé définitif de textes approuvés en principe lors d’une réunion. Le vote se fait conformément à la procédure officielle de normalisation du CCNID.
18. Toutes les décisions concernant la publication, la modification ou le retrait d’une norme sont confirmées par vote à main levée, pour les membres présents en personne, ou d’une autre manière jugée acceptable par la présidence, pour les membres présents en virtuel.

Procédure officielle

19. Le CCNID adopte et applique une procédure officielle de normalisation, laquelle énonce la démarche détaillée et rigoureuse à suivre pour élaborer et tenir à jour les normes d’information sur la durabilité au Canada. Mise à la disposition du public, la procédure officielle est révisée au minimum tous les trois ans. Dans le cadre de l’élaboration et de la tenue à jour des normes d’information sur la durabilité, le CCNID mène des recherches, des discussions et des consultations auprès des parties intéressées et concernées afin de préserver l’objectivité du processus de normalisation et la qualité des normes produites. Aux fins de l’intégration des Normes IFRS^® d’information sur la durabilité élaborées par le Conseil des normes internationales d’information sur la durabilité (International Sustainability Standards Board – ISSB), le CCNID prend les mesures nécessaires pour s’assurer que l’ISSB a suivi une procédure appropriée.
20. Le CCNID peut déléguer à sa présidence le pouvoir d’approuver la publication de ses propres exposés-sondages sur les documents publiés par l’ISSB.
21. Le CCNID tient un dossier public réunissant les documents clés relatifs aux projets de normalisation terminés.

Comités du CCNID

22. Le CCNID peut mettre sur pied des comités consultatifs, y compris ceux constitués à même ses membres, pour l’aider à s’acquitter de ses travaux. Comme il ne peut, aux termes de son mandat, déléguer son pouvoir décisionnel à d’autres comités, il met sur pied des comités uniquement pour obtenir des avis.
23. Le CCNID établit les mandats de tous les comités qui lui sont affiliés. Ces mandats définissent notamment :
    1. la raison d’être, les objectifs et les responsabilités du comité;
    2. la taille et la composition du groupe, y compris la combinaison désirée quant à la diversité des horizons des membres, et la durée des mandats;
    3. le fait que les comités du conseil ne disposent pas de pouvoirs décisionnels.
24. Le CCNID approuve la nomination de la présidence de tous les comités et groupes de travail qu’il met sur pied.
25. La nomination des membres de tous les comités affiliés au CCNID est approuvée par la présidence du CCNID et la vice-présidence, Normes d’information sur la durabilité, en consultation avec la présidence du comité concerné.

Soutien des permanents

26. Le CCNID de même que tous ses comités peuvent compter sur le soutien de la vice-présidence, Normes d’information sur la durabilité, et d’autres permanents, selon les besoins.

Communications

27. Le CCNID informe les parties intéressées et concernées ainsi que le grand public de ses activités. Son site Web constitue son principal moyen de diffusion de l’information et des documents.
28. Le CCNID élabore et met en œuvre un plan de communication dans lequel il indique les buts et objectifs à atteindre, les défis à relever et les occasions à saisir, les publics cibles, les modes de communication disponibles et les mesures pouvant être mises en place pour améliorer les communications avec les principales parties concernées par les normes du CCNID.
29. Le CCNID mène le processus de normalisation de façon transparente. Ainsi, il publie les renseignements et documents suivants sur son site Web dès qu’ils deviennent disponibles :
    1. plan stratégique;
    2. dates de réunions;
    3. plan de travail annuel;
    4. plan de consultation des peuples autochtones;
    5. rapport annuel;
    6. ordre du jour;
    7. résumé des décisions importantes prises après chaque réunion;
    8. base des conclusions pour les normes définitives;
    9. autres informations sur les projets.

Bilinguisme

30. La langue de travail du CCNID est l’anglais, mais les textes sont publiés en anglais et en français. Le CCNID reçoit et prend en compte les lettres de commentaires sur les propositions qu’il publie dans l’une ou l’autre des deux langues.
31. Les versions anglaise et française des normes d’information sur la durabilité et des exposés-sondages sont publiées simultanément.
32. Le CCNID prend les dispositions voulues concernant la traduction des textes publiés pour en assurer la haute qualité.

Fonctionnement

33. Le CCNID contribue à l’élaboration de normes d’information sur la durabilité de grande qualité et reconnues à l’échelle internationale.
    1. Il répond généralement à tous les appels à commentaires de l’ISSB au sujet des documents de travail et des exposés-sondages traitant de ses projets de normes d’information sur la durabilité, et, lorsque cela est possible, il formule des commentaires à leur égard.
    2. Il aide les parties concernées par les normes du CCNID à communiquer avec l’ISSB.
    3. Il commandite des tables rondes et colloques de l’ISSB et y participe.
    4. Il communique aux parties concernées par les normes du CCNID de l’information sur les activités de l’ISSB.
    5. Il propose des Canadiens qualifiés comme candidats à des postes au sein de l’ISSB ou des groupes qui lui sont liés.
    6. Il offre le soutien de permanents aux projets entrepris par l’ISSB.
34. Le CCNID s’appuie sur ses relations de travail avec d’autres normalisateurs, en plus de l’ISSB, de manière à prendre en compte les meilleures pratiques à l’échelle mondiale dans ses décisions, et à contribuer à l’élaboration de ces pratiques.
35. L’exercice du CCNID se termine le 31 mars de chaque année.

Confidentialité

36. Comme les membres du CCNID siègent à titre personnel et volontaire, et qu’ils votent selon leurs propres convictions et leur expérience, le CCNID tient confidentiels certains documents afférents à ses réunions – procès-verbaux ou autres –, à moins qu’il ne décide de rendre public un document ou une information en particulier. Il n’est toutefois pas interdit aux membres et aux permanents du CCNID de consulter certaines parties intéressées au sujet de questions soulevées dans la documentation afférente aux réunions. À cet égard, ils peuvent fournir une copie des documents pertinents du CCNID aux parties intéressées, à condition que ces documents demeurent assujettis à l’obligation de confidentialité et aux autres modalités du CCNID et qu’il soit précisé que ces documents n’ont pas nécessairement été approuvés par le CCNID.

Liens avec d’autres normalisateurs

37. Le CCNID maintient des liens avec d’autres normalisateurs du domaine de l’information sur la durabilité pour mener à bien ses objectifs, en accordant une attention particulière à ses relations avec l’ISSB.
38. Des représentants du CCNID participent aux réunions et aux activités d’autres normalisateurs et, lorsqu’ils y sont invités, aux réunions du Sustainability Standards Advisory Forum de l’ISSB.

Autoévaluation

39. Le CCNID procède à une autoévaluation annuelle en vue d’identifier les éléments à améliorer concernant ses pratiques et procédures de fonctionnement et sa reddition de comptes au conseil de surveillance.