CNC

Groupe de discussion sur les IFRS® – Lignes directrices à l’intention des observateurs assistant en personne

Nous tâchons d’accueillir tous les observateurs du public intéressés à assister aux réunions du Groupe de discussion sur les IFRS^®, mais le nombre de places est limité. En conséquence, nous ne pouvons garantir que tous ceux qui souhaitent participer comme observateurs en personne seront admis dans la salle. Les observateurs désireux d’assister aux réunions doivent remplir le formulaire d’inscription des observateurs assistant en personne bien avant la réunion. Les observateurs qui ne peuvent assister à une réunion à laquelle ils sont inscrits doivent en aviser la personne-ressource afin que leur place puisse être donnée à quelqu’un d’autre.
Les personnes qui souhaitent participer à la réunion mais qui sont dans l’impossibilité de se rendre sur place peuvent assister à la diffusion en direct.
À leur arrivée, les observateurs doivent s’identifier; un porte-nom leur sera remis. Les observateurs potentiels qui n’ont pas retenu une place à l’avance ne peuvent assister à la réunion que s’il reste des places.
Les membres d’une délégation de plus de deux personnes provenant d’une même organisation peuvent assister à la réunion s’il reste suffisamment de places et si le président donne son accord.
L’ordre du jour des réunions du Groupe de discussion sur les IFRS prévoit que certains points seront discutés à huis clos (ces points ont généralement trait à des sujets touchant les modifications qui pourraient être apportées aux normes IFRS ou à l’administration) et que d’autres seront discutés devant public. Le président peut décider de tenir à huis clos une partie de la réunion pour traiter d’un point qui fait intervenir une question ou des documents que le Groupe s’est engagé à recevoir de façon confidentielle. Le président peut décider en cours de réunion d’exclure les observateurs du public momentanément ou pour le reste de la réunion, lorsqu’il détermine que les discussions tenues pendant la réunion ou une partie de la réunion ouverte au public risquent d’aboutir à la communication d’informations qui seraient normalement traitées à huis clos.
Le CNC publie à l’avance sur son site Web l’ordre du jour des réunions, qui indique l’horaire prévu, ainsi que la mesure dans laquelle, le cas échéant, elles seront fermées aux observateurs du public. Le président peut, à sa discrétion, choisir de fermer au public une réunion qui avait été annoncée comme étant ouverte en tout ou en partie, ou d’ouvrir au public une réunion qui avait été annoncée comme fermée. Les changements importants apportés à l’organisation de la réunion sont annoncés publiquement lorsque les circonstances le permettent. Dans la mesure du possible, les permanents du CNC avisent par courriel les observateurs du public de tout changement de dernière minute. Le président peut ajourner une réunion en tout ou en partie et la reprendre la journée même, un autre jour ou dans un autre lieu, en l’annonçant lors de la réunion. Le CNC et le Groupe de discussion sur les IFRS ne sont pas responsables des pertes ou des inconvénients attribuables à des changements d’horaire ou aux contraintes liées à la capacité d’accueillir les observateurs du public.
Les documents du Groupe de discussion sur les IFRS et le matériel à l’appui des points de discussion ne sont pas remis aux observateurs. Des sommaires seront envoyés par courriel aux observateurs inscrits avant la réunion.
Les observateurs ne sont pas autorisés à participer aux discussions lors des réunions. Ils ne sont pas autorisés non plus (sauf avec l’accord du président) à prendre des photos ou à utiliser des caméras vidéo dans la salle de réunion. De plus, l’utilisation de téléphones cellulaires dans la salle de réunion est interdite.
Les observateurs sont priés de demeurer dans la section réservée au public de la salle de réunion et de ne pas entrer dans la section réservée aux membres du Groupe.
Le repas du midi (ou du soir, selon ce qui convient) sera offert aux observateurs inscrits qui auront retenu leur place au moins deux jours à l’avance.
Le président peut expulser ou exclure toute personne qui assiste à une réunion lorsqu’il le juge nécessaire pour préserver le protocole, pour des motifs de santé ou de sécurité, ou pour mettre fin à un comportement inacceptable.
Le Groupe de discussion sur les IFRS n’est pas en mesure d’effectuer des réservations d’hôtel pour les observateurs.
Le Groupe de discussion sur les IFRS n’est pas en mesure de mettre des téléphones, des télécopieurs, des ordinateurs ou des photocopieurs à la disposition des observateurs.