Mandat

Rôle

1. Le Conseil de surveillance des normes d’information et de certification (« le Conseil de surveillance ») a pour rôle de servir l’intérêt public en supervisant les activités du Conseil des normes d’audit et de certification (CNAC), du Conseil des normes comptables (CNC), du Conseil canadien des normes d’information sur la durabilité (CCNID) et du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) (collectivement, « les conseils de normalisation ») et en exprimant ses vues sur celles-ci.
2. La surveillance de la normalisation vise principalement à assurer l’élaboration de normes dans l’intérêt public et conformément à la procédure officielle.

Responsabilités

3. Le Conseil de surveillance supervise les activités du CNAC, du CNC, du CCNID et du CCSP de diverses manières, notamment dans les volets suivants :
   1. efficacité des processus des conseils de normalisation :
      1. approuver les mandats,
      2. approuver les procédures officielles,
      3. surveiller le respect des procédures officielles pour s’assurer que les normes sont élaborées dans l’intérêt public,
      4. surveiller l’efficacité des processus des conseils de normalisation par l’observation ciblée de certaines réunions et la tenue d’évaluations annuelles de la performance;
   2. plans stratégiques et plans annuels des conseils de normalisation :
      1. fournir des conseils sur le processus de planification stratégique,
      2. fournir des conseils sur le processus de planification annuelle,
      3. surveiller la performance des conseils de normalisation dans la réalisation de leurs plans stratégiques et de leurs plans annuels,
      4. confirmer que les conseils de normalisation prennent en considération toutes les catégories de parties intéressées et concernées dans la définition de leurs priorités et de leurs stratégies;
   3. nominations aux conseils de normalisation :
      1. nommer les membres du CNAC, du CNC, du CCNID et du CCSP, y compris à la présidence et, s’il y a lieu, à la vice-présidence;
   4. nominations internes :
      1. nommer ses propres membres, y compris à la présidence et à la vice-présidence, ainsi qu’à la présidence de ses comités;
   5. reddition de comptes :
      1. faire rapport chaque année au public sur la façon dont il s’est acquitté de ses responsabilités, entre autres au regard des activités des conseils de normalisation et de ses démarches de surveillance;
   6. affectation des ressources :
      1. déterminer si les conseils de normalisation disposent des ressources nécessaires pour mener à bien leurs travaux, et informer Normes d’information et de certification Canada (NIC Canada) des besoins en ressources des conseils de normalisation de même que des siens, le cas échéant;
   7. surveillance :
      1. suivre les faits nouveaux au Canada qui sont susceptibles d’avoir une incidence significative sur les normes canadiennes actuelles et futures,
      2. suivre les faits nouveaux à l’international qui sont susceptibles d’avoir une incidence significative sur les normes canadiennes actuelles et futures.

Comités

4. Le Conseil de surveillance a mis en place les comités permanents suivants pour l’aider à s’acquitter de son mandat et de ses responsabilités :
   • le Comité des candidatures;
   • le Comité de la gouvernance.
5. Chaque comité permanent exerce ses activités conformément à un mandat approuvé par le Conseil de surveillance et rend compte à celui-ci lorsqu’on lui en fait la demande. Quoiqu’ils ne disposent d’aucun pouvoir décisionnel, les comités peuvent formuler des recommandations au Conseil de surveillance.
6. Le Conseil de surveillance peut également former d’autres comités ou groupes de travail permanents, spéciaux ou ad hoc, s’il le juge nécessaire ou opportun, afin de veiller à s’acquitter de ses responsabilités de façon efficace et efficiente. Il lui revient alors de déterminer le mandat, la composition et la durée du comité ou groupe de travail formé.
7. Le Conseil de surveillance nomme la présidence de chaque comité.
8. Les réunions des comités se tiennent à huis clos.

Composition

9. La composition du Conseil de surveillance est la suivante :
   1. entre 15 et 17 membres, dont un représentant de chacune des autorités de réglementation suivantes :
      1. Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM);
      2. Conseil canadien sur la reddition de comptes (CCRC);
      3. Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF);
      4. ordres de CPA des provinces, des territoires et des Bermudes.
   2. Les représentants des autorités de réglementation ne peuvent assurer la présidence ou la vice-présidence du Conseil de surveillance ni la présidence d’un comité.
10. Les membres du Conseil de surveillance sont choisis selon leur mérite individuel, en fonction de critères définis dans une matrice des compétences.
11. Un juste équilibre est à trouver entre, d’une part, la représentation des détenteurs du titre de comptable professionnel agréé (CPA) et, d’autre part, la nécessité de garantir l’indépendance vis-à-vis de la profession de CPA ainsi que la valeur des points de vue de ceux qui ont une vision plus large du monde des affaires. Les membres du Conseil de surveillance doivent bien connaître le processus de communication d’informations et le système de normalisation.

Durée de mandat

12. Les membres du Conseil de surveillance sont habituellement nommés pour un mandat de trois (3) ans, renouvelable une seule fois pour une durée maximale de trois (3) ans. En règle générale, ils n’exercent pas leurs fonctions pendant plus de six (6) années consécutives. Toutefois, le Comité des candidatures, qui est chargé de la planification de la relève au sein du Conseil de surveillance, peut recommander, lorsqu’il le juge approprié, des prolongations de mandat.

Vacance et révocation

13. En cas de vacance ayant pour effet de faire passer la composition du Conseil de surveillance sous la fourchette prévue au point 9, le Conseil de surveillance nomme une personne pour pourvoir le poste laissé vacant.
14. Le mandat d’un membre du Conseil de surveillance prend automatiquement fin dans les cas suivants :
    1. décès;
    2. démission;
    3. incapacité d’assumer les fonctions de membre du Conseil de surveillance.
15. Tout membre qui s’absente de trois (3) réunions consécutives ou de plus de 50 % des réunions ordinaires du Conseil de surveillance au cours d’une période de douze (12) mois peut être révoqué de son mandat par voie de résolution spéciale du Conseil de surveillance (vote à la majorité des deux tiers).
16. Les titulaires de la présidence et de la vice-présidence peuvent être démis de leurs fonctions respectives par voie de résolution spéciale du Conseil de surveillance (vote à la majorité des deux tiers) s’ils sont absents de deux (2) réunions consécutives du Conseil de surveillance sans en avoir préalablement informé la présidence du Comité de la gouvernance.
17. Les allégations selon lesquelles un membre du Conseil de surveillance aurait enfreint le code de conduite, ses obligations de confidentialité ou toute autre condition de sa nomination doivent être traitées de manière équitable, impartiale et proportionnée, de façon à préserver l’intégrité du Conseil de surveillance et la confiance du public dans ses travaux. Ces allégations sont soumises au Comité de la gouvernance pour examen.
18. Le Conseil de surveillance veille à ce que toute allégation de manquement soit examinée et évaluée dans le cadre d’une procédure appropriée menée par le Comité de la gouvernance, compte tenu notamment des faits et circonstances pertinents, avant qu’il ne soit déterminé si des mesures s’imposent.
19. Lorsqu’une allégation concerne la présidence, la vice-présidence ou un autre membre du Conseil de surveillance exerçant une charge officielle ou toute autre responsabilité de gouvernance, le Comité de la gouvernance recommande au Conseil de surveillance des mesures provisoires appropriées pendant l’examen du dossier. Sont ainsi assurés la continuité de la direction et le bon fonctionnement du Conseil de surveillance, conformément au présent mandat et aux principes de gouvernance applicables.

Titulaires de charge

20. Le Conseil de surveillance est composé des titulaires de charge suivants :
    1. un président ou une présidente;
    2. un vice-président ou une vice-présidente;
    3. toute autre personne que les membres du Conseil de surveillance pourraient, par voie de résolution, pourvoir d’une charge.
21. La présidence et la vice-présidence du Conseil de surveillance ainsi que la présidence du Comité des candidatures et du Comité de la gouvernance siègent à titre de membres de NIC Canada, lesquels membres s’acquittent des responsabilités qui leur incombent selon les règlements de NIC Canada.

Attributions de la présidence

22. La présidence :
    1. définit le programme de travail du Conseil de surveillance (avec l’aide des permanents);
    2. préside les réunions du Conseil de surveillance et y maintient l’ordre;
    3. sollicite les motions et proclame les décisions du Conseil de surveillance;
    4. interprète les résolutions du Conseil de surveillance et l’esprit de son mandat;
    5. peut assister, du fait de ses fonctions, aux réunions de tous les comités du Conseil de surveillance;
    6. dispose des mêmes droits de vote que tout autre membre du Conseil de surveillance;
    7. traite les questions touchant les membres individuellement, et leur offre une rétroaction;
    8. participe aux évaluations de la performance visant la présidence des conseils de normalisation;
    9. chapeaute les évaluations visant le Conseil de surveillance;
    10. agit en tant que porte-parole du Conseil de surveillance;
    11. assume toute autre responsabilité ou fonction que lui confie le Conseil de surveillance ou qui découle de sa fonction.

Attributions de la vice-présidence

23. La vice-présidence assume les responsabilités et exerce les fonctions que lui confie la présidence du Conseil de surveillance ou qui sont définies collectivement par les membres du Conseil de surveillance.
24. En cas d’absence ou d’empêchement de la présidence, la vice-présidence est pleinement habilitée à agir en cette qualité.

Élection et durée du mandat des titulaires de charge

25. Le Comité des candidatures recommande, après consultation confidentielle des membres, la nomination de la présidence et de la vice-présidence du Conseil de surveillance. Suivant cette recommandation, le Conseil de surveillance élit une personne à la présidence et une autre à la vice-présidence parmi ses membres nommés, chacune pour un mandat de trois ans ou pour la durée recommandée par le Comité des candidatures. L’exercice de la vice-présidence ne mène pas automatiquement à la présidence.

Réunions

26. Le Conseil de surveillance se réunit aussi souvent que nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités, normalement au moins trois fois par année.
27. Le Conseil de surveillance et ses comités peuvent tenir leurs réunions en personne, par téléphone, par vidéoconférence ou par d’autres moyens semblables. Les membres qui ne peuvent pas assister à une réunion en personne ont le droit d’y participer par téléphone ou par vidéoconférence, sous réserve des règles établies par le Conseil de surveillance.
28. Les réunions du Conseil de surveillance sont ouvertes au public, à l’exception des huis clos et des délibérations portant sur des questions confidentielles.

Quorum

29. La majorité des membres constitue le quorum pour les réunions du Conseil de surveillance.
30. Quant aux réunions des comités du Conseil de surveillance, la majorité des membres du comité concerné constitue le quorum.

Vote

30. Chaque membre du Conseil de surveillance, y compris la présidence, dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, la présidence dispose d’une voix prépondérante.
    1. Le vote favorable de la majorité simple des membres qui votent sur une question donnée est requis pour toutes les décisions du Conseil de surveillance, sauf lorsqu’une résolution spéciale est nécessaire pour révoquer des membres, comme le prévoit le présent mandat.
    2. En ce qui a trait aux décisions des comités du Conseil de surveillance, celles-ci requièrent le vote favorable de la majorité simple des membres du comité concerné qui votent sur la question considérée.
    3. Tous les votes tenus lors des réunions du Conseil de surveillance et de ses comités sont consignés dans les procès-verbaux respectifs de chaque groupe. Ces derniers servent à attester les décisions du Conseil de surveillance ou de ses comités, selon le cas.

Rémunération

31. Les membres du Conseil de surveillance et de ses comités sont des bénévoles et ne perçoivent donc aucune rémunération. Les frais engagés, tels que les frais de déplacement, sont remboursés. La présidence peut recevoir une rémunération à la discrétion de NIC Canada.

Conflit d’intérêts

32. Au début de chaque réunion du Conseil de surveillance ou d’un comité, la présidence – ou, en son absence, la vice-présidence – demande si un membre du Conseil de surveillance a un conflit d’intérêts à déclarer concernant l’un des points à l’ordre du jour et, dans l’affirmative, veille à ce que la déclaration de conflit d’intérêts soit consignée au procès-verbal.
33. Tout membre du Conseil de surveillance ou d’un comité qui se trouve en situation de conflit d’intérêts concernant une question soumise à l’examen du Conseil de surveillance est tenu d’en déclarer la nature à la présidence ou à la vice-présidence du Conseil de surveillance ou à la présidence du comité concerné dès qu’il en a connaissance et, dans la mesure du possible, avant que cette question ne fasse l’objet de délibérations. Il doit alors s’abstenir de participer aux délibérations et au vote à cet égard. En cas de divergence d’opinion entre les membres du Conseil de surveillance ou d’un comité quant à l’existence d’un conflit d’intérêts, il appartient à la présidence de trancher en dernier ressort.
34. Le conflit d’intérêts est consigné au procès-verbal de la réunion du Conseil de surveillance ou du comité concerné.

Code de conduite

35. Tous les membres du Conseil de surveillance doivent respecter un code de conduite et en attester annuellement l’adhésion par voie de signature.

Confidentialité

36. Les membres du Conseil de surveillance appliquent une politique de confidentialité concernant la documentation et l’information afférentes aux réunions, sous réserve de la décision de la présidence du Conseil de surveillance de rendre public un document ou une information en particulier.

Revue du mandat

37. Le Conseil de surveillance revoit son mandat au moins tous les cinq ans ou plus fréquemment, au besoin.