Introduction
Le Conseil de surveillance des normes d’information et de certification (le Conseil de surveillance) est un organisme indépendant, composé de bénévoles, qui sert l’intérêt public en supervisant et en commentant les activités du Conseil des normes comptables, du Conseil des normes d’audit et de certification, du Conseil canadien des normes d’information sur la durabilité et du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public, ainsi que l’élaboration de normes d’indépendance au Canada.
Les membres du Conseil de surveillance et des autres conseils sont des bénévoles, à l’exception de la présidence (poste rémunéré). Ils sont issus d’horizons divers, du secteur privé comme du secteur public, et on compte parmi eux des préparateurs et des utilisateurs d’états financiers, des auditeurs, des universitaires, des autorités de réglementation, ainsi que des professionnels du domaine de la durabilité.
Ayant toujours à cœur de favoriser la diversité et l’inclusion, le Conseil de surveillance encourage activement la participation et la représentation des peuples autochtones et souhaite établir une collaboration significative avec les communautés autochtones. Nous sommes conscients de l’importance d’intégrer des points de vue diversifiés dans nos processus décisionnels et cherchons à créer un environnement accueillant qui valorise et respecte le savoir, les traditions et les contributions des Autochtones.
Dans le cadre de son mandat de surveillance visant à servir l’intérêt public, le Conseil de surveillance assure un suivi de l’utilisation et de l’efficacité des ressources bénévoles qui appuient les travaux de normalisation des autres conseils. Il est aussi chargé de nommer les membres de ces groupes. Son Comité des candidatures (le Comité) conçoit et exécute un processus de recrutement de haute qualité pour pourvoir les postes vacants du Conseil de surveillance et des autres conseils. Le Comité applique la même méthode pour toutes les candidatures, ce qui assure un maximum d’objectivité et de cohérence. Toutes les nominations et les activités de procédure officielle connexes nécessitent l’approbation finale du Conseil de surveillance.
Pour assurer la reddition de comptes, la transparence et l’intégrité tout au long du processus de recrutement, le Conseil de surveillance a élaboré un ensemble de principes qui en guident la conception et l’exécution.
Principes de recrutement
Les principes suivants sont regroupés en cinq grandes catégories qui correspondent aux principales étapes du processus de recrutement.
DÉTERMINATION DES BESOINS
Principe 1 : Définition régulière et rapide des besoins
Pour se doter des compétences nécessaires à l’atteinte de leurs objectifs, le Conseil de surveillance et les autres conseils font, respectivement, un bilan annuel des compétences individuelles et collectives au moyen d’une grille de compétences. Le bilan doit faire état :
- des compétences à remplacer en raison d’un départ prévu ou imprévu;
- des lacunes dans les compétences;
- de la diversité;
- des nouvelles compétences requises pour gérer efficacement l’évolution des programmes de travail.
Principe 2 : Lancement rapide du processus de recrutement
Le Comité surveille la composition du Conseil de surveillance et des autres conseils pour anticiper le renouvellement prévu des membres et veiller à ce que les activités de recrutement annuelles laissent assez de temps pour trouver et nommer des candidats convenables, sans compromettre la qualité ou les délais de nomination. Ce principe nécessite de toujours bien échelonner les dates d’expiration des mandats pour assurer un bon équilibre entre continuité et innovation, et pour maintenir un volume gérable de postes vacants dans l’année.
APPELS DE CANDIDATURES
Principe 3 : Communication claire des exigences du poste
Les appels de candidatures présentent les exigences à jour de chaque poste vacant et pourront être utilisés ultérieurement à des fins d’évaluation de la performance. Ils font clairement la distinction entre les exigences minimales et les autres compétences, expériences, caractéristiques de diversité ou qualités recherchées, d’après les résultats du dernier bilan de compétences. Ils soulignent que les personnes retenues siègent à titre personnel, ne représentent aucun intérêt externe particulier et sont censées agir en toute objectivité et indépendance.
Principe 4 : Protection des renseignements sur les candidats
Le processus de recrutement du Conseil de surveillance pour les candidats au Conseil de surveillance et aux autres conseils prévoit des mesures de sécurité appropriées pour assurer la confidentialité des candidats et protéger leurs renseignements personnels, de la collecte à l’élimination.
Les candidats sont mis au courant de la politique sur la protection des renseignements personnels du Conseil de surveillance au moment où ils soumettent leur candidature et ont le choix de l’approuver afin que leur candidature soit conservée en dossier pour d’éventuelles possibilités correspondant à leur expérience et à leurs compétences.
Principe 5 : Appel public pour toutes les recherches
Chaque poste doit être affiché publiquement sur les sites pertinents. Dans le cas du recrutement de la présidence d’un conseil, une agence externe de recrutement peut être engagée pour collaborer avec le Comité. Des stratégies de communication élaborées en collaboration avec l’équipe des communications seront personnalisées pour chaque poste, ce qui peut impliquer de cibler des groupes externes ou des groupes dont les membres pourraient être des candidats potentiels. Ces groupes seront informés de l’appel public dans un délai raisonnable pour permettre aux membres intéressés d’y participer. Si une agence externe est engagée pour le recrutement de la présidence d’un conseil, cette agence, le Comité et l’équipe des communications collaboreront pour élaborer une stratégie de communication.
Principe 6 : Utilisation d’autres méthodes de recherche pour maximiser la visibilité
Pour maximiser la visibilité, une sollicitation ciblée par les membres du Conseil de surveillance et des autres conseils s’ajoute aux stratégies déjà mentionnées, surtout lorsque les compétences requises sont très spécialisées et rares.
Principe 7 : Maintien de l’indépendance du Conseil de surveillance
Même s’il n’est pas interdit à un membre du Conseil de surveillance de solliciter un candidat potentiel, le membre doit se retirer du processus de recrutement si sa relation avec cette personne ou l’organisation de cette personne crée un conflit d’intérêts.
Principe 8 : Accusé de réception des candidatures
Pour veiller à ce que leurs attentes soient réalistes, tous les candidats recevront rapidement un accusé de réception de leur candidature les informant des prochaines étapes et des délais. L’accusé de réception mentionnera aussi que toutes les personnes seront sélectionnées et évaluées selon le même processus, quelle que soit leur origine.
SÉLECTION DES CANDIDATURES
Principe 9 : Sélection initiale impartiale basée sur les exigences publiées
En utilisant les critères définis dans l’appel public, les permanents de chaque conseil (dont le Conseil de surveillance) procèdent à une sélection initiale des candidatures à leur conseil respectif. Ce processus est le même pour toutes les candidatures, qu’elles proviennent d’un appel public ou d’une démarche ciblée. Si une agence est engagée pour le recrutement de la présidence d’un conseil, elle se chargera du processus de sélection avant de présenter les candidatures au Comité.
ÉVALUATION PLEINEMENT TRANSPARENTE DES CANDIDATURES ET APPROBATION FINALE
Principe 10 : Revue rapide des résultats de la sélection
La sélection initiale permet de trier les candidatures qui seront retenues ou non selon les critères définis dans l’appel public et présentés au Comité pour approbation. Tous les candidats sont informés des résultats, que leur candidature soit sélectionnée ou non. Les permanents des conseils fixeront des entrevues avec les candidats sélectionnés dans un délai raisonnable. Le Conseil de surveillance fera de même pour ses candidats.
Principe 11 : Cohérence du processus
Une même méthode d’entrevue est appliquée pour toutes les candidatures, ce qui assure un maximum d’objectivité et de cohérence. Néanmoins, il doit être possible d’avoir des discussions ouvertes permettant de dresser un portrait complet des compétences et qualités de chaque personne. La présidence et la direction de chaque conseil procèdent à la première entrevue pour leur conseil respectif. Pour les candidats au Conseil de surveillance, la première entrevue est menée par la présidence du Comité et au moins un autre membre du Comité. À la suite de l’entrevue et de l’examen par le Comité, une rencontre entre un membre du Comité et le candidat est organisée. Pour les candidats au Conseil de surveillance, cette rencontre a lieu avec la présidence et la vice-présidence du Conseil de surveillance.
Dans la mesure du possible, le ou les mêmes membres du Comité s’occupent de toutes les rencontres avec les candidats, à moins d’un conflit d’intérêts. Lorsqu’un membre du Comité ou du Conseil de surveillance a un conflit d’intérêts avec un ou plusieurs des candidats, il incombe à la présidence du Comité de déterminer si le membre peut participer à une discussion concernant les candidats. Il est possible qu’il ne soit pas permis au membre de participer à une discussion ou à une décision définitive concernant les candidats.
Les réponses des candidats sont consignées pour faciliter l’évaluation et le classement de chaque candidature. Dans chaque cas, les motifs des conclusions sont consignés.
Principe 12 : Vérification des références
La vérification des références peut prendre plusieurs formes, notamment des discussions documentées, des évaluations de référence ou des lettres de recommandation de personnes externes ou de membres du Conseil de surveillance ou des autres conseils, ainsi qu’une recherche indépendante faite par les permanents dans des sources d’information publiques. Si la forme à privilégier peut varier d’un candidat à l’autre, l’objectif reste le même : une vérification indépendante des faits et circonstances obtenue dans le cadre du processus d’évaluation et la détermination qu’aucune information défavorable ne pourrait pousser le Comité à revoir sa décision.
La présidence du Comité veille à ce que chaque candidature retenue fasse l’objet d’une vérification des références avant d’être présentée au Conseil de surveillance.
Principe 13 : Approbation finale du Conseil de surveillance
Les résultats du processus de recrutement, les recommandations définitives et les justifications sont soumis au Conseil de surveillance pour approbation finale. L’idéal est que ces recommandations soient présentées à une réunion du Conseil de surveillance pour qu’une discussion exhaustive sur les candidatures puisse avoir lieu. Or, il peut y avoir des situations où les recommandations se font électroniquement.
Le Comité fournit un résumé des candidatures et des processus suivis accompagné de ses conclusions définitives, y compris une justification de chaque recommandation.
Principe 14 : Reconductions
Au terme d’un premier mandat de trois ans, les membres du Conseil de surveillance et des autres conseils sont admissibles à une reconduction de mandat. Pour chaque membre admissible, une évaluation sera effectuée et communiquée au Comité pour examen et recommandation au Conseil de surveillance.
SUIVI DE LA PERFORMANCE
Principe 15 : Évaluation de la performance
Les évaluations de la performance collective et individuelle menées par le Conseil de surveillance et les autres conseils peuvent donner une bonne idée des besoins à venir au chapitre du recrutement. C’est pourquoi il est recommandé de faire des évaluations régulières et d’en transmettre les résultats au Comité dans un délai raisonnable compte tenu des cycles de recrutement du Conseil de surveillance et des autres conseils.