CSNAC

Lignes directrices du CSNAC à l’intention des observateurs

Bien que nous tâchions d’accueillir tous les observateurs du public intéressés aux réunions du Conseil de surveillance de la normalisation en audit et certification (CSNAC), le nombre de places est limité. En conséquence, nous ne pouvons garantir que tous ceux qui souhaitent assister aux réunions comme observateurs seront admis dans la salle. Les observateurs désireux d’assister aux réunions doivent remplir le formulaire d’inscription des observateurs bien avant la réunion. Les observateurs qui se trouvent subséquemment dans l’impossibilité d’assister à la réunion doivent en aviser le CSNAC afin que leur place puisse être donnée à quelqu’un d’autre.
Les observateurs doivent s’inscrire à leur arrivée à la réunion, où on leur remettra un porte-nom. Les observateurs potentiels qui n’ont pas retenu une place à l’avance ne peuvent assister à la réunion que s’il reste des places.
Une délégation de plus de deux personnes provenant d’une même organisation peut assister à la réunion s’il reste suffisamment de places, et si le président y consent.
L’ordre du jour des réunions du CSNAC prévoit que certains points seront discutés à huis clos (ces points ont généralement trait à l’administration générale ou sont de nature confidentielle) et que d’autres seront discutés devant public. Le président peut décider de tenir à huis clos une partie de la réunion pour traiter d’un point qui ne concerne pas l’administration générale ou n’est pas de nature confidentielle, mais qui fait intervenir une question ou des documents que le CSNAC s’est engagé à traiter de façon confidentielle ou qui risquent d’aboutir à la communication d’informations qui seraient normalement traitées à huis clos. Le président peut décider en cours de réunion d’exclure les observateurs du public momentanément ou pour le reste de la réunion, lorsqu’il détermine que les discussions tenues pendant la réunion ou une partie de la réunion ouverte au public devraient être tenues à huis clos.
Avant chaque réunion, le CSNAC affiche sur son site Web l’ordre du jour de la réunion et le temps alloué à celle-ci, ainsi que la mesure dans laquelle, le cas échéant, la réunion sera fermée aux observateurs du public. Le président peut, à sa discrétion, choisir de fermer au public une réunion qui avait été annoncée comme étant ouverte en tout ou en partie, ou d’ouvrir au public une réunion qui avait été annoncée comme étant fermée. Les changements importants apportés à l’organisation de la réunion sont annoncés publiquement lorsque les circonstances le permettent. Il est recommandé aux observateurs de consulter le site Web peu avant la réunion pour prendre connaissance de tout changement de dernière minute. Les personnes qui prévoient assister à une réunion auraient avantage à communiquer avec la secrétaire du CSNAC pendant les heures normales de bureau pour obtenir des informations à cet égard. Le président peut ajourner une réunion en tout ou en partie et la reprendre la journée même, un autre jour ou dans un autre lieu, en l’annonçant lors de la réunion. Le CSNAC n’est pas responsable des pertes ou des désagréments attribuables à des changements d’horaire ou aux contraintes liées à la capacité d’accueillir les observateurs du public.
Les documents du CSNAC et le matériel à l’appui des points de discussion ne sont pas remis aux observateurs. Il se peut que des résumés ou des présentations par diapositives soient distribués lors de la réunion, ou postés sur le site Web du CSNAC.
Les observateurs ne sont pas autorisés à participer aux discussions lors des réunions. Ils ne sont pas autorisés non plus (sauf s’y le président y consent) à prendre des photographies ou à utiliser des caméras vidéo ou des magnétophones dans la salle de réunion, ni de s’y servir de de téléphones cellulaires.
Les observateurs sont priés de demeurer dans la section réservée au public de la salle de réunion et de ne pas entrer dans la section réservée aux membres du CSNAC.
Il est impossible aux membres du CSNAC d’inviter les visiteurs à se joindre à eux pour le déjeuner ou le dîner. Par ailleurs, les observateurs ne sont pas autorisés à apporter de la nourriture dans la salle de réunion.
Le président peut expulser ou exclure toute personne qui assiste à une réunion lorsqu’il le juge nécessaire pour préserver le protocole, pour des motifs de santé ou de sécurité, ou pour mettre fin à un comportement inacceptable.
Le CSNAC n’effectue pas de réservations d’hôtel pour les observateurs.
Le CSNAC ne met pas de téléphones, de télécopieurs, d’ordinateurs ou de photocopieurs à la disposition des observateurs.